Pourquoi une checklist de déménagement d’entreprise change tout
Un transfert de bureaux, ce n’est pas juste déplacer des cartons. C’est déplacer une organisation entière, sans bloquer l’activité, sans perdre de matériel, sans créer de chaos pour les équipes.
Sans checklist, vous oubliez forcément quelque chose : un contrat internet non résilié, une ligne téléphonique non transférée, un accès badge non créé… et les ennuis commencent.
Avec une checklist claire, vous savez :
- Qui fait quoi
- Quand le faire
- Avec quels outils et quels prestataires
- Quels risques surveiller
Voici les étapes indispensables pour réussir un déménagement d’entreprise sans perte de temps ni perte de données.
Phase 1 : cadrer le projet et fixer la date
Premier réflexe : traiter le déménagement comme un vrai projet, pas comme une “tâche à côté”.
Checklist de cadrage :
- Nommer un chef de projet déménagement (interne) avec pouvoir de décision
- Identifier les parties prenantes : direction, RH, IT, service géné, managers, CSE, syndic, bailleur
- Définir une date cible réaliste (ou une période : vacances, week-end, pont)
- Évaluer les contraintes métier :
- Équipe support ou hotline : peut-on arrêter 24 h ?
- Production / logistique : fenêtres d’arrêt possibles ?
- Pics d’activité à éviter (clôture comptable, fin d’année…)
- Décider si le déménagement se fait en une fois ou en plusieurs vagues (utile pour les grandes équipes ou les plateaux techniques)
Astuce terrain : pour les PME, viser un déménagement principal le vendredi après-midi + installation le samedi matin. Lundi, tout le monde reprend dans les nouveaux locaux.
Phase 2 : audit des locaux et des besoins
Avant de parler de cartons, il faut savoir quoi déménager, où et comment.
Checklist audit des anciens locaux :
- Faire l’inventaire :
- Postes de travail (bureaux, chaises, écrans, unités centrales, docks, écrans doubles)
- Salles de réunion (tables, chaises, écrans, visio, paperboards)
- Archives papier (à garder, à détruire, à numériser)
- Stock matériel (IT, commercial, produits, PLV…)
- Repérer le matériel à remplacer plutôt qu’à déménager :
- Chaises en fin de vie
- Bureaux incompatibles avec le nouveau plan
- Armoires métalliques trop lourdes ou obsolètes
- Identifier les points sensibles :
- Coffres, armoires fortes
- Matériel fragile : serveurs, NAS, imprimantes pro, matériel labo
- Œuvres d’art, maquettes, prototypes
Checklist audit des nouveaux locaux :
- Plans détaillés avec dimensions et emplacements prises électriques / RJ45 / fibre
- Règlement intérieur de l’immeuble (horaires de déménagement, ascenseur, stationnement)
- Accès camions : hauteur, largeur, rampe, quai de chargement
- Capacité des ascenseurs et réservation possible
- Zones de stockage provisoire pour les cartons
- Locaux techniques : baie informatique, local imprimantes, local d’archives
Exemple concret : une PME de 40 personnes avait prévu un open space 100 % flex office… sans assez de prises. Résultat : multiprises partout, câbles au sol, risques et perte de temps. Un audit sérieux évite ce genre d’erreur.
Phase 3 : construire le planning et le rétroplanning
Le planning, c’est la colonne vertébrale de votre déménagement d’entreprise.
Checklist planning global :
- Fixer la date de déménagement physique (J)
- Remonter en arrière pour caler :
- J – 90 jours : validation des nouveaux locaux, signature bail
- J – 60 jours : choix du déménageur, vérification des assurances
- J – 45 jours : plan des postes de travail et affectation des bureaux
- J – 30 jours : communication interne détaillée, fermeture des anciens contrats (net, énergie…)
- J – 15 jours : préparation cartons, étiquetage, tri massif
- J – 7 jours : test réseau et téléphonie dans les nouveaux locaux
- J : déménagement + installation minimum (poste + PC + réseau)
- J + 7 jours : ajustements, retours utilisateurs, corrections
Outil pratique : un simple fichier partagé (Google Sheets, Excel partagé, Notion, ClickUp…) avec 4 colonnes suffit :
- Tâche
- Responsable
- Date limite
- Statut (à faire / en cours / fait)
Phase 4 : budget, devis et choix du déménageur
Un transfert de bureaux mal budgété finit souvent en surcoût ou en compromis médiocre (moins de services, plus de travail interne).
Checklist budget :
- Coût déménageur (visite technique obligatoire pour un devis sérieux)
- Nouveau mobilier (bureaux, rangements, chaises, cloisons)
- Infrastructures IT (câblage, routeur, switch, baie, wifi pro)
- Signalétique (logo, plaques, signalisation interne, boîtes aux lettres)
- Prestations annexes :
- Destruction d’archives confidentielles
- Nettoyage des anciens locaux
- Location de box ou garde-meubles si besoin
- Marge de sécurité : prévoir 10 à 15 % de budget tampon
Checklist choix du déménageur d’entreprise :
- Vérifier :
- SIRET, assurance professionnelle, garantie RC
- Expérience en transferts de bureaux (pas juste déménagements de particuliers)
- Exiger :
- Visite technique sur site
- Devis détaillé poste par poste
- Plan de prévention si plus de 10 salariés sur place
- Demander :
- Références clients B2B
- Gestion spécifique du matériel IT et des archives
- Options : emballage du fragile, démontage / remontage, étiquetage
Astuce économie : regrouper le déménagement avec le renouvellement du mobilier peut permettre de négocier des remises globales importantes avec un fournisseur unique.
Phase 5 : communication interne et gestion des équipes
Un déménagement mal expliqué crée de l’angoisse et des rumeurs. À l’inverse, une communication claire transforme le projet en dynamique positive.
Checklist communication interne :
- Annonce officielle par la direction :
- Pourquoi on déménage
- Où on va (photos, plan, temps de trajet)
- Ce que ça change concrètement (temps de transport, parking, cantine, télétravail…)
- Informations logistiques pour les salariés :
- Date du déménagement des postes
- Que faire de ses affaires personnelles
- Qui emballe quoi (poste perso, archives d’équipe, salle commune)
- Réunions d’équipe pour :
- Présenter le plan des futurs bureaux
- Récolter les besoins spécifiques (silence, phone box, espaces projet…)
- Répondre aux questions
- Un référent déménagement par service pour remonter les problèmes
Exemple vécu : une entreprise avait imposé le flex office sans casiers personnels. Résultat : tensions, perte de repères, boîtes de rangement improvisées. En impliquant les équipes tôt, vous évitez ce type de rejet.
Phase 6 : formalités administratives indispensables
Le changement d’adresse d’une entreprise ne se résume pas à modifier la signature mail.
Checklist légal et administratif :
- Déclaration de transfert de siège social (siège) :
- Modification des statuts
- Parution dans un journal d’annonces légales
- Dépôt au greffe du tribunal de commerce
- Mise à jour auprès :
- INSEE
- URSSAF
- Caisses de retraite et mutuelles
- Banques
- Assureurs (nouvelle attestation multirisque, responsabilité civile)
- Changement d’adresse :
- Sur factures, devis, CGV, site web
- Sur les plateformes officielles (impôts, service-public-pro, guichet unique le cas échéant)
- Sur Google Business Profile, annuaires professionnels
- Information des clients et fournisseurs :
- Mail d’information avec nouvelle adresse et plan d’accès
- Mention dans la signature mail pendant 1 à 3 mois
Astuce : préparer un mini-tableau “qui prévenir” avec colonnes coordonnées + date de mise à jour, et le tenir à jour pendant tout le projet.
Phase 7 : gestion du matériel informatique et des données
C’est souvent la partie la plus critique. Une journée sans réseau ni téléphone coûte cher.
Checklist IT avant déménagement :
- Nommer un responsable IT projet (interne ou prestataire)
- Réaliser un inventaire complet :
- PC fixes, portables, écrans, docks
- Serveurs, NAS, baie, onduleurs
- Imprimantes réseau, scanners, téléphones IP
- Planifier :
- Transfert ou renouvellement du contrat internet (délais parfois longs)
- Câblage réseau (à faire avant J – 15 idéalement)
- Installation et test de la baie informatique dans les nouveaux locaux
- Mettre en place une sauvegarde renforcée avant le déménagement :
- Backup complet des serveurs
- Vérification restauration possible
Checklist IT pendant J :
- Transport spécifique du matériel sensible :
- Emballage adapté (caisses IT, housses, protections écran)
- Chargement et déchargement en priorité
- Pas de stationnement prolongé dans un camion non ventilé en plein été
- Reconnexion prioritaire :
- Baie, routeur, switch, bornes wifi
- Serveurs et applications métiers
- Postes des équipes front office (accueil, support client, ADV)
Astuce pratique : prévoir quelques postes “tampons” déjà opérationnels (PC + téléphone) pour gérer les urgences le jour J, même si tout n’est pas encore branché.
Phase 8 : emballage, étiquetage et organisation par zones
Un bon étiquetage peut vous faire gagner plusieurs heures le jour du déménagement. Un mauvais peut en faire perdre deux jours.
Checklist emballage :
- Fournir à chaque salarié :
- X cartons (2 à 4 en général)
- Rouleaux de scotch
- Étiquettes ou codes couleur par service
- Différencier :
- Affaires personnelles (chacune gérée par le salarié)
- Documents confidentiels (IT, RH, finance, juridique)
- Prévoir des caisses spécifiques pour :
- Matériel fragile
- Câbles et petits accessoires (sachet par poste, étiqueté au nom de la personne)
Checklist étiquetage :
- Attribuer à chaque poste :
- Un numéro de bureau
- Un numéro de poste ou le nom/prénom
- Étiqueter :
- Les cartons
- Les écrans
- Les unités centrales
- Les caissons
- Créer un plan d’implantation affiché dans les nouveaux locaux avec les numéros de bureau et les noms
Exemple simple : code couleur par service (bleu = compta, rouge = commercial, vert = marketing, jaune = direction). Le déménageur pose les cartons dans la bonne zone sans poser de questions.
Phase 9 : jour J sur le terrain
Le jour du déménagement, on ne “gère pas au feeling”. Tout est anticipé, le reste n’est que pilotage.
Checklist organisation jour J :
- Présence obligatoire de :
- Chef de projet déménagement
- Référent IT
- Référent par service
- Brief du déménageur :
- Parcours de portage
- Ordre de chargement (archives, mobilier, postes)
- Consignes spécifiques (fragile, confidentiel, IT)
- Contrôle en temps réel :
- Vérification que tout ce qui doit partir part bien
- Vérification dans les nouveaux locaux que chaque zone reçoit le bon contenu
- Limiter la présence des salariés sur place (sauf ceux mobilisés) pour éviter le désordre
Checklist fin de journée :
- Faire un tour complet des anciens locaux :
- Plus rien dans les placards, caves, mezzanines, archives
- Lieux propres ou prêt pour le prestataire nettoyage
- Signer le relevé du déménageur avec réserves si besoin (mobilier abîmé, manquant)
Phase 10 : redémarrage et ajustements dans les nouveaux bureaux
Objectif : que les équipes puissent travailler dès le premier jour, même si tout n’est pas parfaitement rangé.
Checklist “jour d’ouverture” :
- Postes prioritaires opérationnels :
- Accueil / standard
- Support client
- Équipes en contact direct avec les clients
- Vérifier pour tous :
- PC allumé, accès réseau, accès applications métiers
- Téléphone fonctionnel (ou softphone)
- Accès badge aux locaux
- Prévoir :
- Mini mode d’emploi des nouveaux locaux (salles de réunion, imprimantes, cuisine, règles de vie)
- Un point café d’accueil, simple mais efficace pour détendre l’ambiance
Checklist suivi sur 1 à 2 semaines :
- Recueillir les retours des équipes :
- Postes inconfortables
- Manque de rangements
- Bruit, manque de zones calmes
- Ajuster :
- Implantation de certains bureaux
- Ajout de panneaux acoustiques, phone box, petites salles
- Réglage chauffage / clim par zones
- Finaliser :
- Décoration minimale (plantes, signalétique claire)
- Mise à jour de tous les documents officiels avec la nouvelle adresse
Checklist synthétique à garder sous la main
Pour terminer, voici une version concentrée de la checklist à adapter à votre entreprise :
- Cadrage : chef de projet, date, parties prenantes identifiées
- Audit : inventaire complet, contraintes des anciens et nouveaux locaux
- Planning : rétroplanning détaillé J – 90 à J + 7
- Budget : devis déménageur, IT, mobilier, marges de sécurité
- Déménageur : visite technique, devis détaillé, assurances vérifiées
- Communication : annonces internes, référents par service, FAQ collaborateurs
- Administratif : changement d’adresse légal, banques, assureurs, clients
- IT : sauvegardes, câblage, tests, plan de bascule jour J
- Emballage : cartons, codes couleur, plan des bureaux, étiquetage rigoureux
- Jour J : pilotage sur place, contrôle chargement/déchargement, état des lieux
- Redémarrage : postes critiques opérationnels, ajustements sur 1 à 2 semaines
En suivant ces étapes une par une, vous transformez un potentiel chantier en simple changement d’adresse maîtrisé. Moins de stress, moins de pertes, et des équipes qui reprennent vite leurs marques dans leurs nouveaux bureaux.